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医药行业之项目管理

易商M3助双鹤打造药业第一品牌

一、公司概况 北京双鹤药业股份有限公司是涉及原料药生产、制剂生产、医药销售和制药设备等领域的大 型现代化医药企业。作为中国高新技术企业和中国首家通过 GMP 认证的制药企业,双鹤药业 上市 10 年来已发展成为国内著名的医药集团公司。凭借其强劲的研发实力和质量保障体系, 双鹤药业的产品线不断丰富,主导产品销售量保持稳步攀升,在全国输液、心脑血管和内分 泌三大领域取得了领先地位。

二、制药行业投资项目管理信息化的迫切性 随着市场经济的不断深入发展,企业面临的市场竞争环境日趋激烈,为了拓展市场范围、提 高本企业的核心竞争力,需要不断加强投资力度,每年企业投资的技改项目、大修项目、基 建项目、科技项目、新产品开发等各类项目投资大、数量多。目前双鹤药业在建的若干口服 制剂、中药、输液、医药物流等工厂及工业园等项目较多,集团公司及相关部门需要对各个 项目进行统筹管理,加强控制,其中总体投资规模和资金控制是管理的核心和重点。

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为了有力保证各类项目目标的顺利实现,面临的管理压力越来越大,依靠传统的人工管理方 式进行非闭环式管理,难以实现项目参与各方的有机协调;难以收集纷繁复杂的项目管理信 息;难以合理平衡企业内部资源;难以对各类项目的资金、进度和质量进行有效监控。在此 状况下业内各公司都加大培训、制定制度来提高企业的项目管理水平。但是由于制药行业的 特殊性,投资规模大、周期长、涉及人员单位多等原因,造成了在管理中出现了很多需要改 进的问题。例如:

1、项目过程和环境更加复杂,失败或延期的风险加剧,管理水平亟待提高。如何加强过程 风险管理控制? 

2、集团投资管理相对比较粗放,项目的前期决策、审批、实施、及后期的维护,缺乏一套 完整的贯穿项目全生命周期的管理体系,如何实现对多个项目的动态、实时管理? 

3、集团投资大、周期长、涉及资金多,对资金的使用须强调的有效性和时效性。如何有效 监测与预警机制,对资金的投资、使用、现有结余实时了解? 

4、由于投资项目大多是跨地域的投资,项目地域分布全国各地,地理位置分散,沟通成本 高,如何及时了解反馈项目的投资、进度等信息?

5、集团发展处于向规模化、品牌化、规范运作的转型时期,增长方式正在由偏重速度规模 向注重效益和市场细分的转变,如何找到适合企业集团级应用的多项目管理软件平台? 

6、传统的项目管理模式效率低下,如何将项目费用、进度、质量平衡控制? 

7、项目管理部门与项目实施部门信息沟通不畅,数据共享程度很差。如何加强有效沟通? 

8、项目历史信息查询困难,项目相关文档混乱、遗失现象严重,成功的经验无法积累和共 享,如何加强企业知识管理,信息共享? 

9、从项目信息中很难提取出有价值的信息,很难为以后的项目决策提供参考依据。

三、双鹤药业投资项目管理信息化蓝图

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1、投资估算 

在项目之前往往需要对项目进行可研分析、其中重要的一项为对项目的整体投资作一个 初步的估算。 初步投资管理通过经济技术指标、经验公式、历史项目数据、项目费用构成计算出项目的初步投资额,一般此阶段允许的误差为-10%~~+25%。随着项目的长期积累,可以形成丰富 的模版。对于类似项目通过模版,调整经济技术指标,及各种参数,即可快速完整的生成项 目投资估算。

2、设计预算

根据投资估算和设计图纸将项目的详细预算细化,生成项目的详细预算,但是由于很多 项目是边设计边施工,所以在过程中及时根据图纸的变化与设计的修改及时更新预算,这样 才能对项目的执行达到控制,考核的目的(如果将来对项目控制的更为细致,对项目的执行 需要有更量化具体的控制目标,可引入执行预算的概念)。 在此阶段建安部分的费用较难估计,所以要充分细化图纸,同时利用不同项目历史数据, 积累建安部分的工程量,结合预算单价,尽可能的使预算完整。从而减少由于甲方相对少的 预算人员的预算精度而造成的预算误差。可以找专业的造价工程师进行分析从设计中降低成 本。 投资预警比例:在这里可以设定控制报警的比例,当投资实际执行时,系统会根据设定 的比例自动及时提醒哪项费用达到预警比例,方便管理人员及时控制。

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3、招标管理 

此过程是由预算到签订正式合同之间的一个过程,根据贵公司的管理要求,这部分不放 到软件中管理。

4、合同管理 

项目投资的主要过程是通过合同的签订,执行来完成的,所以要把整个合同的签订,变更、结算、拨付计划、资金支出的过程实时反映到投资比表,是管理者可以实时了解到项目 执行与投资预算的对比。

1)、合同变更的管理 

对合同变更的审批,审批时可以看到对投资的影响,同时可以设定合同变更的比例,当 变更达到一定的比例,系统报警提示,提醒管理者对此份合同的变更加大关注度。此阶段要 重点控制,增加有效的复核机制,防止变更黑洞的产生,利用系统的对比、预警的功能,区 分变更影响度及变更因素。 

2)、结算的管理 

合同结算过程的管理审批,同时可以自动生成项目投资情况的报表。

5、资金管理 

1)、项目资金计划申请 各项目、部门制定资金计划,资金明细的用途分为合同与非合同,合同是已经签署合同、 在下月即将支付的费用。非合同资金是下月即将签订合同或各类非合同的费用等等。各部门 将资金计划上报,经审批后,汇总到公司及金计划。

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2)、公司资金计划审批调整。 公司资金计划根据部门汇总的资金计划进行平衡调整,生成批准的资金计划,各部门将 按照批准的资金计划执行。并以此作为一个控制考核指标。 

3)、项目资金的执行 根据项目对批复资金的使用支出进行统计。形成对比分析表。形成资金计划执行对比 表。以此来防止重复申报及资金挪用情况发生。

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6、投资分析 根据各部门业务的执行生成投资分析、预测等报表。

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7、报表支持自动转换为图形

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四、应用价值 

高效的沟通、准确决策 实现了集团内部各个部门之间基于投资项目信息沟通、发布、流程控制和执行实现。规避 了投资风险,大幅度提高了决策的准确性和时效性。有效地实现了分时、异地协作和沟通效 果显著,是提升工作效率的良好的组织工具。 投资控制理念转变 我国在建设项目普遍存在“轻视前期目标控制,重视竣工后结算”的倾向,这样做尽管有“亡 羊补牢”之力,然而是本末倒置。通过规范化的投资流程控制,能够综观全局、综合平衡, 实现了主动控制和科学管理,犹如执握牛角,达到了真正意义上的投资控制。 项目管理提升到战略性高度 双鹤药业的项目管理与企业发展从战略高度统一规划,包括年度营运目标订定、年度投资计 划编制、到部门计划订定,再展开到项目及各月的计划、执行、控制,这些工作是脉络一贯 的。由上而下展开,再由下而上支持,任何一环均不可缺失。


五、客户评价 


通过软件的集团化应用,真正的实现集团内部各部门之间的信息共享,信息共用,对项 目的管理也起到了过程中掌控的目的,真正的做到事前分析,事中控制,事后总结的目的, 较以往只是事后总结迈进一大步。

                                                                                                                                                           ———双鹤药业党委书记 谢颖


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